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Gestion de projet

Gestion de projet

Design sprint et autres process

Zone d’activité alsacienne

Ma zone d’activité est très locale. Je travaille avec beaucoup de centres de formation et d’écoles de Strasbourg, les clients de mes créations graphiques sont également dans une zone géographique proche.

Mise à part une poignée de clients hors département, j’ai bâti l’essentiel de mon activité sur un périmètre de 50km.

A l’heure de l’hyperdéplacement et de l’hyperchoix, cet état des lieux est peu audacieux. J’y tire pourtant un bénéfice, notamment dans la palette d’outils que j’ai pu collecter grâce aux multiples contacts à compétences variées qui constituent un réseau nourri par lui-même. En outre, le contexte frontalier suscite une acclimatation linguistique tant en allemand qu’en anglais commercial.

1.2 - L’approche pluridisciplinaire du projet multimédia

Quel que soit le projet multimédia (web, print, vidéo), il est souvent amené à devenir transversal.

S. Maillet et A-M. Sauvage18 définissent les variétés de supports, médias et champs d’action du graphiste et listent ainsi ces variétés comme tel:

Dans mes activités il a souvent été question de devoir m’élargir pour m’adapter à la demande. Le graphiste doit toucher à la vidéo et se former aux métiers du web, dans le sens où un document ne se résume plus uniquement à une seule utilisation sur un seul média. C’est au graphiste de monter en compétences pour rester force de propostion auprès de sa clientèle.

Pour ne pas s’éparpiller et ainsi perdre ma spécialité au profit d’une sorte de généralisme, il s’agit alors de bien être en veille constante avec les technologies et la création, de s’entourer de professionnels qualifiés, tout cela autour d’une bonne gestion de projet. A l’amont de la chaîne, doit naître le cahier des charges.

Le cahier des charges ou la reco

Tout projet démarre sur l’élaboration du projet sous forme de reco19. Surtout si le commanditaire n’a lui-même pas établi de cahier des charges. Ce support permet de mettre en évidence les limites des opérations.

Je me base sur le cahier des charges fonctionnel. Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un document formulant le besoin du client, au moyen de fonctions détaillant les services rendus par le produit et les contraintes auxquelles il est soumis.

Il répond à trois grandes parties:

Suivons un exemple concret. Pour la salle de spectacle l’Espace-K (cahier des charges complet en annexe 4), j’ai défini un cahier des charges, accompagné du devis. Cela leur a permis de comprendre les limites du travail réalisé en rapport avec leur budget. J’y indique également les technologies que j’utilise pour le site et les outils qui seront installés. Il convient de préciser la nature de l’intégration du contenu au lancement du site, ce qui est réalisé par le prestatatire, ce qu’il est demandé de fournir par le client.

Dans le devis figure la mention: «Contenus textuels et visuels définitifs fournis par vos soins (format .doc pour les contenus textuels, visuels recadrés quand nécessaire). Contenant de 10 à 20 pages.». Il s’agit de la seule partie à charge du client.

La gestion de projet

Gérer un projet c’est :

Pour les projets dépassant une semaine de travail (5 jours ouvrables), je préfère m’appuyer sur un diagramme de Gantt.

Le Gantt ci-dessous (voir illustration 1.2.1) établit le plan de route de la communication Alter-Ego pour la saison 2017. Il s’agit d’estimer les durées de production, de création et de suivi. La facturation se faisant à la tâche et non au temps, ce Gantt n’a pas pour but premier de budgétiser mais de gérer le temps et du même coup les échéances.

IIllustration n°1.2.1 - Diagramme de Gantt des travaux de communication Alter-Ego 2016 - Document personnel

Concernant les projets plus conséquents, notamment faisant appel à plusieurs collaborateurs pour un projet de développement informatique, j’ai intégré depuis 2015 la méthode Agile.

On appelle méthodes Agiles un mode de fonctionnement dans le cadre du développement de logiciels informatiques. La vocation de ces méthodes est de permettre le changement quand il est nécessaire au cours d’un projet en maximisant la flexibilité de l’équipe vis-à-vis du besoin du client. Ceci sans compromettre la qualité du produit final. De nombreux projets au cours de ces dernières années ont vu leurs coûts et leurs délais exploser en raison d’un périmètre variable, remettant en cause les choix architecturaux, le tout se faisant au détriment de la qualité.

Les méthodes Agiles cherchent à garantir la flexibilité et la qualité du produit en gardant la maîtrise sur les délais et la communication sans négliger le retour sur investissement.

La gestion électronique des documents est délicate pour les documents multimédia du fait de la taille des fichiers mais également des formats spécifiques nécessitant des logiciels coûteux.

Ainsi, j’utilise les solutions de GEI20 suivantes:

Chaque projet est pourtant soumis à une gestion différente. Selon le nombre d’opérateurs, les niveaux de connaissance, la nature même du projet ou encore l’influence du gestionnaire.

Pour la société allemande Clinflows, j’ai intégré leur workflow21 qui en plus des outils cités précédement utilise deux solutions technologiques de poids (Slack, Wiki). Les différents collaborateurs sont en télétravail. Les réunions quotidiennes se font en visioconférence et l’écran est le meilleur régulateur pour la planification journalière ou à plus longue échéance.

Wiki leur permet de travailler un lexique complet et collaboratif. Leur domaine, solution web de transfert d’imageries médicales, rentre dans des termes et technologies très spécifiques.

Slack est un outil de collaboration en temps réel. Il offre plusieurs possibilités :

llustration n°1.2.2- Interface d’accueil de la Team 3wacademy.slack.com -

VERSION UTILISATEUR - Document personnel

Illustration n°1.2.3- Interface d’accueil de la Team 3wacademy.slack.com - VERSION ADMINISTRATEUR - Document personnel

Tous les collaborateurs de la 3W Academy utilisent Slack (voir illustration 1.2.2 et 1.2.3). Les chaines «general» et «random»(Channels) donnent accès à tous les collaborateurs. Des chaines par centre, ici «team integraor» et «team strasbourg», ont des orientations limitées. Slack est particulièrement efficient pour des discussions privées ou à multiples utilisateurs.

Gérer les données électroniquement demande rigueur et cohérence. D’autant plus lorsque les fichiers sont volumineux. Des méthodes de GED (gestion électroniques de documents) doivent impacter le classement informatique et le nommage22 des fichiers suivent une seule méthodologie. Les sauvegardes sont font automatiquement sur disque externe grâce à l’outil Time Machine sur Mac OS.

J’ai opté pour une indexation par type et nom de client (voir illustration 1.2.4); description formelle du document.

A. Classement alphabétique des CLIENTS qui ont des projets en cours (Archivage des CLIENTS dont les projets sont clôturés).

B. DOSSIERS TYPES par numéros et couleurs, identiques pour chaque client

C. PREFIXAGE pour le classement des TRAVAUX

D. PREFIXAGE pour le classement des PROJETS

E. PREFIXAGE des fichiers sources. NOMMAGE méthodique selon le type de fichier (HD, bd, vectorisé, recto...)

B

C

D

E

Illustration n°1.2.4 - Copie d’écran de l’organisation des fichiers - Document personnel

Design Sprint et expérience utilisateur

Ces dernières années, la complexité montante des projets web a succité une réfléxion qui favorise l’utilisateur. De nombreux métiers ont émergé ; on parle notament d’UI/UX Designers (Inferface utilisateur / Expérience utilisateur).

Le rôle de l’UI Designer est de représenter les éléments de l’interface de manière visuelle et leurs interactions mais aussi de donner de l’émotion et de faciliter la prise de décision des utilisateurs. Pour ce faire, l’UI Designer a besoin d’un cahier des charges clair, lui définit l’ensemble des pages et de leur contenu.

L’objectif principal de l’UX Designer est de rendre l’expérience d’un utilisateur en interaction avec la technologie la plus positive possible en pensant l’expérience avant le produit. L’UX Designer doit intervenir en tout début de projet pour aider les éditeurs à définir un cahier des charges qui prendra en compte les besoins, attentes, motivations et limitations des utilisateurs.

Dans le sens de l’expérience utilisateurs, le design sprint est une méthodologie sur laquelle je m’appuierai dans les projets actuels et futurs. Le Design Sprint est une méthodologie novatrice développée par les spécialistes UX de Google Ventures23, qui permet d’accélérer et simplifier le processus de design d’un produit digital.

C’est une expérience de design qui s’organise sur une période de 5 jours maximum (voir illustration 1.2.5). Durant ces 5 journées, les participants ont pour objectif de prototyper un nouveau business, un produit, une nouvelle fonctionnalité ou même une nouvelle expérience client et ainsi répondre à une problématique, tester une innovation en un temps record.

llustration n°1.2.5 - Schéma du Design Sprint (source : dansersurlatoile.com - mars 2017)

Ce que je retiens du Design Sprint, c’est qu’il est idéal pour tester des solutions osées (qu’on ne prendrait pas le risque de développer sur plusieurs mois)

Organisé sur 5 jours maximum, le design sprint est donc avant tout et comme son nom l’indique, un format court. L’avantage du design sprint est qu’il mobilise peu, tout en apportant les enseignements nécessaires aux équipes pour mener à bien un projet.